AI Governance 2026年8月27日

第3回 Shadow AI — 同じ作業でも、開く場所で管理の外に出る

業務AI安全利用ガイド第3回。未承認AIの利用が悪意ではなく便利さから生まれる構図、日常業務に潜む4つの入口、一度出た情報を追えなくなる理由、未承認AIかどうかを見分ける5つの軸。

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この回のキーメッセージ

問題は入力した瞬間ではなく、その後を会社が確認できないことにある。

Shadow AI とは、会社が把握・承認・管理していないAIツールを業務で使うこと。動機はほとんどの場合、悪意ではない。

どれも合理的で、責める対象ではない。だからこそ、個人の注意力ではなく導線側の設計が効く。「使うな」と言うより、承認済みの環境を使いやすい場所に置くほうが結果が出る。

Shadow AI は「ChatGPT を勝手に使う」だけの話ではない。いつもの作業の中に入口がある。

経路	どう入り込むか
翻訳サイト	昔からある作業だが、業務文書を貼れば会社の管理外へ出ている点は同じ
要約サービス	議事録やPDFをアップロードして要約させる
ブラウザ拡張	付与した権限や拡張の仕様によっては、画面の内容が外部へ送られている場合がある
スマートフォンのAI	個人端末・個人アカウントで業務データを扱う。会社からは完全にブラックボックス

自動翻訳や要約の機能が、AIだと意識しないまま 別のサービスの中に組み込まれている 場合もある。製品の善悪ではなく、経路の型 として覚えておくのがよい。

具体的な構図で見る。

営業担当が、会社では承認済みのAIが使えるのに、使い慣れた個人契約のAIへ顧客のExcel見積書をアップロードして「分かりやすくまとめて」と依頼した。作業の中身自体は、承認済み環境でやるのと変わらない。

その見積書に含まれうる情報を並べると重さが分かる。

問題の本質はブランドの優劣ではない。同じ作業でも、どこで開いたかによって会社の管理が及ぶ範囲が変わる。面接メモや履歴書でもまったく同じ構図になる。

本当に困るのは入力した直後ではない。

ここでも言い切らないことが大事になる。「一切追跡できない」ではなく、会社の正式な監査・保持・削除管理の対象外になり、追跡が困難になる。提供元側にログが残る場合はあるが、それは会社の管理下ではない。

派生して起きること。

委託先の管理や利用目的の範囲という、既存の情報管理の論点と地続き だと捉えると扱いやすい。

同じ操作でも、業務によって影響が違う。

整理の仕方は一つで、「承認済みAIだから入力してよい」ではなく、会社が認めた環境で、会社の個人情報取扱ルールとアクセス権の範囲内で使う。利用目的の範囲内か、取得時の同意の範囲を超えていないかという既存の判断軸がそのまま使える。

そして AIに任せるのは整理まで。合否や取引条件の判断は人が行う。

製品名で覚えると、新しいサービスが出るたびに判断できなくなる。毎回この5軸に当てはめる。

一つでも「分からない」があれば、業務データを入れる前に社内の責任部門へ確認する。会社側にも未承認AIの利用を可視化する仕組みは存在する（第5回）。

便利だから使う、ではなく、会社が利用を認めているか を最初に確認する。